Em um cenário de especialização cada vez maior, os empreendedores precisam se cercar de soluções periféricas que abram espaço à dedicação integral ao core business. Um desses casos é o BPO Financeiro que vamos falar neste artigo.

Sumário:

• Redução de custos
• Aumento da produtividade
• Maior segurança de dados
• Tomada de decisões estratégicas
• Facilidades que o BPO Financeiro proporciona aos profissionais liberais, micro e pequenas empresas

Redução de custos

O primeiro ganho real que você terá com o BPO Financeiro é a redução de custos. E por que isso? Simples, qualquer atividade da rotina financeira, administrativa e contábil demanda pessoas. Essas pessoas, muitas vezes especialistas, possuem um salário, benefícios, férias, e demais exigências da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas). Outro ponto que resulta em despesas é o armazenamento e a manipulação de documentos, sejam físicos ou virtuais. Com a terceirização através do BPO Financeiro, o contrato é realizado com uma empresa terceirizada que faz a entrega combinada a partir de equipe própria, na maioria das vezes, não exclusiva a sua empresa. Importante que ao negociar o contrato fiquem muito claras as atividades que o BPO realizará, com quantas pessoas e qual o tempo disponibilizado em horas. Dessa forma, você poderá comparar qual o custo de uma operação própria comparado à terceirização.

E se você for profissional autônomo, provavelmente a sua operação financeira não será grande, o que possibilita economia na hora de contratar. Além disso, o número de horas despendidas por um especialista em finanças será muito menor do que o gasto por você em um sábado pela manhã ou à noite.

Aumento da produtividade

Além da redução de custos, o aumento da produtividade é visível, tanto em uma pequena empresa – pois os empregados não são desviados de sua atividade-fim para as rotinas administrativas e financeiras – quanto para o profissional liberal, dono do negócio, que pode usar o seu tempo para o desenvolvimento do negócio ou para o descanso.

A eficiência – fazer melhor com menos recursos – surge no momento que os processos incluídos na terceirização podem ser realizados de maneira rápida, sem riscos e com o máximo de segurança por profissionais especializados. Com o BPO Financeiro os erros em pagamento de tributos, emissão de notas fiscais, pró-labore, salários, demonstrativos, livro-caixa e muitos outros são minimizados e praticamente desaparecem.

Outro fator importante que aumenta a produtividade é que as empresas que oferecem o BPO Financeiro aliado à contabilidade, investem em tecnologia que garante tranquilidade para seus clientes e o custo desse investimento é diluído nos vários contratos. Também através da tecnologia é possível ter relatórios gerenciais e de rotina apertando apenas um botão ou programando para um período específico.

Maior segurança de dados

Praticamente todos os processos administrativos, financeiros e contábeis, hoje em dia, são digitais. A integração com órgãos públicos como a Receita Federal, Prefeituras e Juntas Comerciais não permite amadorismo ou falta de segurança no armazenamento e disponibilização dos documentos e demonstrativos.

O BPO Financeiro, através de contrato, entrega, além do seu serviço, a segurança dos seus dados através de criptografia e nuvens integradas e seguras. Ao terceirizar seu financeiro você estará entregando ao parceiro muitos dados confidenciais que precisam ser guardados em segurança. Além da necessidade legal, nestes documentos está a história e o futuro da sua empresa.

Tomada de decisões estratégicas

Engana-se quem acha que o BPO trabalha apenas com as rotinas e entrega burocracia. A partir dos cálculos, estatísticas e das incursões conjuntas de contabilidade e finanças, é possível ter um panorama muito claro da saúde financeira da empresa. E não só isso. É possível ter um excelente horizonte sobre pagamento de fornecedores, antecipações, investimentos, pessoas, tecnologia e processos.

O papel dos cientistas de dados é extrair dos dados elementos importantes para a tomada de decisão no negócio, com segurança e certeza. O empreendedor de posse dos dados gerenciais se utiliza do arsenal de informações levantado pelo BPO Financeiro no dia a dia da empresa. Eles são fundamentais para entender os cenários de investimento, retração, crescimento, etc.

Facilidades que o BPO Financeiro proporciona aos profissionais liberais, micro e pequenas empresas

Além das vantagens que elencamos acima, o BPO Financeiro proporciona aos empreendedores profissionais liberais, micro e pequenas empresas, uma série de facilidades que devem ser levadas em conta sempre que tiver a opção de operação própria ou terceirização.

1. Fazer pagamentos a funcionários e fornecedores As rotinas de pagamento de fornecedores e empregados é uma das mais complexas porque estão relacionadas ao tempo gasto pelo profissional que as executa. Os pagamentos podem ser mensais, semanais e até mesmo diários. Com o suporte do BPO Financeiro, isto deixa de existir, pois as ações são automatizadas e alinhadas ao fluxo de caixa da empresa com um excelente ganho de eficiência.
2. Faturamento e acompanhamento financeiro de pós-vendas Uma questão muito importante porque sendo comércio ou serviços, você não quer vender apenas uma vez. O faturamento incorporado ao BPO Financeiro, permite que a entrega e cobrança sejam feitas no momento certo, valorizando e ampliando o relacionamento com os clientes.
3. Cobrar clientes inadimplentes Uma das atividades financeiras mais complicadas é cobrar os clientes inadimplentes. Primeiro porque sempre há a dificuldade de se ter certeza que o cliente irá pagar e se pagar, não ficará chateado com a cobrança. Como suporte do BPO Financeiro, as cobranças passam a ser mais profissionais e respondem a um processo integrado ao caixa da empresa, através da emissão de boletos, por exemplo. E caso a cobrança precise realmente ser feita de maneira mais direta, quem fará é a pessoa terceirizada que está, até mesmo fisicamente, no fornecedor.
4. Gestão da documentação relacionada ao financeiro Um financeiro organizado é um bom passo rumo ao sucesso. Documentos e comprovantes precisam ser guardados de maneira física ou virtual e devem ter fácil acesso para o caso de fiscalização, participação em concorrências e processos do Fisco. Hoje existem muitas maneiras de fazer esta gestão de documentação, mas com certeza, a melhor delas é deixar na mão de especialistas que garantirão que ela estará em segurança pelo tempo necessário.
5. Interface com a contabilidade O melhor dos mundos é integrar as rotinas financeiras à contabilidade. Isto permite um cenário integrado em que o profissional liberal ou o empresário pode ter a visão do todo e planejar suas ações a partir dos dados interligados, muitas vezes, até mesmo com a instituição bancária.

Um BPO Financeiro tem como principal função tirar da operação core business as rotinas financeiras, contábeis e administrativas, criando um ambiente de expertise, com segurança, custo reduzido e valor percebido alto. Ao optar pela terceirização e fazer uma contratação de qualidade, o empreendedor ganha tempo para se dedicar ao negócio de maneira integral, agregando um parceiro especialista terceiro para o seu negócio.

Normalmente a demanda nasce quando algo errado acontece, se deixa de pagar algum imposto ou as notas fiscais não batem com o fluxo de caixa. A luz vermelha acende e você começa a analisar seus processos e o quanto a gestão financeira está ficando de lado em função de todas as demais demandas.

Você passa a se dar conta que está navegando sem bússola, sem informação suficiente para tomar boas decisões, justamente porque não tem tempo ou uma pessoa que faça isso de maneira objetiva e sistemática.

Neste cenário que já não é bom, você começa a brigar com o excel e vê que não tem sistema integrado nem um software dedicado a gestão financeira e que, adquirir ou desenvolver tecnologia, é bastante oneroso.

Você então compara os custos do seu tempo e dos erros gerados com o que precisaria para ter uma gestão financeira adequada ao negócio. Neste momento você percebe que outros empreendedores tomaram a decisão pelo BPO Financeiro e estão satisfeitos.

Como podemos ver, o BPO Financeiro pode ser muito vantajoso para a micro e pequena empresa, profissionais liberais e autônomos, tanto no início como ao longo do tempo. É um aliado de seu crescimento pela qualificação da gestão financeira e empresarial. E com a integração à contabilidade, pode ser ainda melhor, com o máximo uso de tudo que esse processo pode trazer.

Quais são os serviços de um BPO Financeiro?

Obviamente cada empresa tem um determinado porte, especificidades e necessidades quando terceiriza através de um BPO Financeiro. Por isso é decisivo entender qual o seu cenário antes de contratar o serviço. Em linhas gerais, os serviços agregados mais comuns são:

• Conciliação diária de todas as entradas e saídas do negócio.
• Gerenciamento de pagamentos de fornecedores.
• Lançamento de contas a pagar na plataforma de gestão financeira.
• Agendamento de pagamentos para que o empreendedor autorize transações.
• Transações de pessoas através de folha de pagamento de empregados.
• Emissão de notas fiscais.

Outras atividades inerentes ao processo de BPO Financeiro:

• Elaboração do fluxo de caixa;
• Gestão de indicadores;
• Análise de crédito;
• Gestão de documentos.

Quais são as vantagens de optar pela terceirização com BPO Financeiro?

Os microempreendedores individuais e as micro e pequenas empresas normalmente têm uma estrutura muito enxuta e focada no negócio. Os donos – empreendedores – são de diversos ramos de atividade – médicos, engenheiros, publicitários, profissionais de marketing, psicólogos, entre outros – e, a não ser que tenham uma segunda formação em finanças, não têm competência técnica para dominar e fazer deste tema uma coisa simples. Além disso, não há tempo para rotinas que normalmente são diárias e burocráticas.

Outro ponto importante que deve ser levado em conta na contratação de um BPO Financeiro é a legislação brasileira. Ela é extremamente complexa e muda constantemente. Somente alguém capacitado e dedicado pode dar conta das alíquotas, exceções e regulamentações que fazem parte do dia a dia financeiro e contábil. Nestes processos, um erro pode custar muito caro para um micro ou pequeno negócio.

Em linhas gerais, as vantagens para terceirizar a gestão financeira são as mesmas do que quando se terceiriza a contabilidade, por exemplo. E sempre que essas duas expertises estão juntas, a empresa tem a ganhar. As principais vantagens de terceirizar o BPO Financeiro são:

• tecnologia apropriada com custo justo;
• profissionais especializados fora da folha de pagamento;
• inviabilidade de ter um setor para essa atividade;
• suporte legal em questões financeiras, tributárias, administrativas, de pessoas;
• possibilidade de atuar 100% no core business, recebendo informações gerenciais de qualidade diariamente.

Ao contrário do que muitos pensam, ter um BPO Financeiro a sua disposição pode ser muito mais vantajoso ao longo do tempo. Uma empresa saudável e com informações gerenciais na mão toma melhores decisões e acelera seu crescimento em todos os aspectos.

Pense na terceirização das rotinas financeiras e administrativas integradas à contabilidade do seu negócio e conheça as soluções da FinBPO. Você terá um assessor especialista em seu segmento dedicado ao seu negócio e todo o suporte na sua gestão financeira. Conciliação Bancária, Contas a Pagar e Receber, Fluxo de Caixa, entre muitas outras atividades alinhadas, estratégicas e seguras para você focar no seu negócio e fazê-lo crescer ainda mais.